מדיניות פרטיות (Privacy Policy)

מדיניות פרטיות זו ("המדיניות") מסדירה את אופן האיסוף, השימוש, השמירה וההגנה על מידע אישי במסגרת מערכת Botlitz — מערכת לניהול עסקי ייעוץ משכנתאות ("המערכת" או "השירות"), המופעלת על ידי מ.מ גישר יועצים בע"מ, ח.פ 517027108, מרחוב אנה פרנק 10, רמת גן ("החברה", "אנחנו").

החברה מחויבת להגנה על פרטיות המשתמשים בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, ולתקנות שהותקנו מכוחו, וכן לדרישות מדיניות Google API Services User Data Policy. השימוש במערכת מהווה הסכמה למדיניות זו.

המערכת היא מוצר תוכנה המיועד לשימוש עסקי-מקצועי בלבד ואינה מיועדת לצרכנים פרטיים. החברה אינה גוף מפוקח ואינה מספקת ייעוץ משכנתאות, פיננסי, מיסויי או משפטי.

• לגבי נתוני לקוחות הקצה שהלקוח העסקי מזין למערכת (שמות, ת"ז, מסמכים, נתוני נכס ומשכנתא) — הלקוח העסקי הוא בעל המאגר והשולט במידע, והחברה פועלת מטעמו כמחזיקה/מעבדת מידע בלבד, לפי הוראותיו ולצורך אספקת השירות.
• הלקוח העסקי אחראי לקבלת ההסכמות הנדרשות מלקוחות הקצה שלו, למסירת הודעת פרטיות מתאימה, ולקיום בסיס חוקי לאיסוף המידע ולהזנתו למערכת.
• לגבי פרטי החשבון והשימוש של המשתמשים במערכת — החברה היא בעלת המאגר.
• פניות של לקוחות קצה בעניין זכויותיהם במידע יופנו אל הלקוח העסקי שאצלו מנוהל התיק; החברה תסייע לו לטפל בהן.

המערכת אוספת ומעבדת את סוגי המידע הבאים בלבד:

• פרטי חשבון משתמש: שם מלא, כתובת דואר אלקטרוני ותפקיד במערכת — לצורך זיהוי, אימות והרשאות.
• מידע עסקי שהמשתמש מזין: פרטי תיקי לקוחות ולידים שהמשתמש בוחר להזין — שם, מספר טלפון, תעודת זהות, כתובת, פרטי נכס, נתוני משכנתא, מסמכים שהועלו, משימות, הערות וסיכומי שיחות. מידע זה שייך למשתמש ומשמש אך ורק לניהול עסקו.
• נתוני משתמש מ-Google (Google User Data): ככל שהמשתמש חיבר את חשבון Google שלו — אירועי יומן, מסמכים, גיליונות, מצגות ומשימות, כמפורט בסעיף 4 להלן.
• תכתובות עם העוזר הדיגיטלי: תוכן שיחות עם הבוט, לצורך אספקת השירות בלבד.
• מידע טכני ותפעולי: רישומי פעילות (לוגים), מועדי התחברות ונתוני שימוש בסיסיים — לצורך אבטחה, תחזוקה ותפעול תקין.

המערכת מתחברת לשירותי Google באמצעות פרוטוקול OAuth 2.0 המאובטח, רק לאחר הסכמה מפורשת ונפרדת של המשתמש לכל שירות. איננו שומרים את סיסמת חשבון Google של המשתמש בשום שלב. להלן פירוט ההרשאות והסיבה המדויקת לכל אחת:

• Google Calendar (יומן גוגל): קריאה, יצירה ועדכון של אירועי יומן ופגישות, אך ורק לצורך תיאום פגישות עם לקוחות המשתמש וניהול לוח הזמנים העסקי שלו, ולפי בקשה מפורשת של המשתמש.
• Google Docs: יצירה וקריאה של מסמכי לקוח, סיכומי תיק ומסמכים עסקיים, אך ורק לפי בקשה מפורשת של המשתמש ובחשבונו האישי.
• Google Sheets: ייצוא נתוני תיקים לגיליונות וקריאת גיליונות נתונים, אך ורק לפי בקשה מפורשת של המשתמש לצורך ניהול העסק שלו.
• Google Tasks: סנכרון משימות שהמשתמש יצר במערכת אל רשימת המשימות האישית שלו ב-Google Tasks, לפי בחירתו.
• Google Meet: יצירת חדרי פגישות וידאו וקישורי פגישה עבור פגישות שהמשתמש קובע.
• Google Slides: יצירה, קריאה ועריכה של מצגות עסקיות, אך ורק לפי בקשה מפורשת של המשתמש.

הצהרת Limited Use: השימוש של המערכת במידע המתקבל מ-Google APIs עומד במדיניות Google API Services User Data Policy, לרבות דרישות ה-Limited Use. נתוני Google משמשים אך ורק לאספקת הפונקציונליות הגלויה למשתמש במערכת, אינם מועברים לצדדים שלישיים, אינם משמשים לפרסום, ואינם משמשים לאימון מודלים של בינה מלאכותית כלליים.

המשתמש רשאי לבטל את הרשאות הגישה בכל עת, הן דרך עמוד "חיבורים לגוגל" במערכת והן דרך הגדרות האבטחה של חשבון Google בכתובת myaccount.google.com/permissions.

• אספקת השירות ותפעולו השוטף — ניהול תיקים, לידים, משימות, מסמכים ופגישות.
• הפעלת העוזר הדיגיטלי לפי בקשות המשתמש בלבד.
• שליחת התראות והודעות מערכת למשתמשים רשומים.
• אבטחת מידע, מניעת שימוש לרעה ועמידה בחובות על פי דין.

איננו משתמשים במידע לכל מטרה אחרת, לרבות פרסום ממוקד או פרופיילינג מסחרי.

איננו מוכרים נתוני משתמשים לצד שלישי. איננו משכירים, סוחרים או מעבירים מידע אישי או נתוני Google של משתמשים לצדדים שלישיים למטרות מסחריות או שיווקיות — בשום מקרה.

העברת מידע תיעשה אך ורק במקרים הבאים: (א) לספקי תשתית טכנולוגית החיוניים להפעלת השירות, הכפופים לחובות סודיות ואבטחה; (ב) כאשר קיימת חובה על פי דין, צו שיפוטי או דרישת רשות מוסמכת; (ג) בהסכמה מפורשת ומראש של המשתמש.

ספקי המשנה שבהם אנו נעזרים לאספקת השירות:

• Base44 — פלטפורמת התשתית שבה מאוחסנים נתוני המערכת, בסיס הנתונים והקבצים שהועלו.
• Anthropic — עיבוד טקסט ומסמכים על ידי מודלי בינה מלאכותית לצורך הפעלת העוזר הדיגיטלי, סיכומים וחילוץ נתונים.
• Google — מודלי בינה מלאכותית וכן שירותי Workspace (יומן, מסמכים, גיליונות, מצגות, משימות ו-Meet) בחשבון האישי של המשתמש ולפי בקשתו.

החברה רשאית להוסיף או להחליף ספק משנה לפי הצורך התפעולי, ותעדכן את הרשימה בעמוד זה. במקרה של החלפת ספק משנה מרכזי המאחסן נתוני לקוחות תישלח הודעה מוקדמת בת 14 יום ללקוחות העסקיים.

העברת מידע לספקים אלה נעשית באמצעות ממשקי API מוצפנים ואך ורק לצורך אספקת הפונקציונליות שהמשתמש ביקש. הנתונים אינם משמשים לאימון מודלים של בינה מלאכותית, אינם משמשים לפרסום ואינם נמכרים. שים לב כי ספקים אלה עשויים לעבד מידע בשרתים מחוץ לישראל.

המערכת מעבירה תכנים שהמשתמש בחר לעבד (טקסט חופשי, סיכומי שיחות ומסמכים שהועלו) למודלי בינה מלאכותית של Anthropic ו-Google לצורך סיכום, חילוץ נתונים והפקת מסמכים. עיבוד זה מתבצע לפי פעולה מפורשת של המשתמש.

תוצרי בינה מלאכותית עלולים להיות שגויים או מומצאים ("הזיות"). הם מהווים הצעה טכנית בלבד וטעונים אימות אנושי מלא מול המקור לפני כל שימוש או העברה ללקוח קצה. האחריות על אימות התוצרים ועל כל החלטה מקצועית מוטלת על המשתמש בלבד.

מומלץ להימנע מהזנת מידע רגיש שאינו נדרש לצורך הטיפול בתיק, ולהזין אך ורק מידע שיש למשתמש בסיס חוקי לעבדו.

אנו מיישמים אמצעי אבטחה טכנולוגיים וארגוניים מקובלים ומתקדמים להגנה על המידע, ובכלל זה:

• הצפנת תעבורה מלאה (TLS/HTTPS) בכל תקשורת עם המערכת ועם שירותי Google.
• הצפנת נתונים במנוחה בתשתיות האחסון.
• אימות מאובטח באמצעות OAuth 2.0 — ללא שמירת סיסמאות Google.
• בקרות גישה מבוססות הרשאות ותפקידים, כך שכל משתמש נחשף אך ורק לנתונים שלו.
• ניטור, רישום פעילות ועדכוני אבטחה שוטפים.

המידע נשמר כל עוד ההתקשרות בתוקף וכל עוד הוא נדרש לאספקת השירות. עם סיום ההתקשרות, סגירת חשבון או קבלת בקשת מחיקה — הנתונים יימחקו ממערכות החברה בתום 30 יום, למעט מידע שקיימת חובה חוקית לשמרו (כגון רשומות חשבונאיות). לאחר המחיקה לא ניתן לשחזר את הנתונים, ולכן מומלץ לייצא נתונים לפני סיום ההתקשרות.

במקרה של אירוע אבטחת מידע העלול לפגוע בנתוני הלקוח, נודיע ללקוח העסקי הרלוונטי בהקדם האפשרי ונשתף מידע הדרוש לו לעמידה בחובות הדיווח שלו.

בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, כל משתמש זכאי לעיין במידע האישי שנשמר אודותיו, לבקש את תיקונו או את מחיקתו, ולבטל את הרשאות הגישה לחשבון Google שלו בכל עת. לבקשות בנושא ניתן לפנות אלינו בפרטים שבסעיף 15.

סעיף זה מהווה הסדרה חוזית של עיבוד המידע בין הלקוח העסקי (בעל המאגר) לבין החברה (מחזיקה/מעבדת מידע), בהתאם לחוק הגנת הפרטיות ולתקנות אבטחת מידע, התשע"ז-2017:

• נושא העיבוד ומטרתו: עיבוד נתוני לקוחות הקצה של הלקוח לצורך אספקת המערכת בלבד — ניהול תיקים, לידים, משימות, מסמכים, פגישות ודוחות.
• הוראות הלקוח: החברה תעבד את המידע אך ורק לפי הוראות הלקוח ולצורך אספקת השירות, ולא לכל מטרה עצמאית אחרת.
• סודיות: עובדי החברה וספקיה כפופים לחובת סודיות, ונחשפים למידע רק במידה הנדרשת לתמיכה, תחזוקה ותפעול.
• אבטחה: החברה מיישמת את אמצעי האבטחה המפורטים בסעיף 8 לעיל.
• ספקי משנה: העסקת ספקי משנה תיעשה בכפוף לסעיף 6 לעיל, ובכפוף להתחייבותם לרמת הגנה מקבילה.
• סיוע ללקוח: החברה תסייע ללקוח באופן סביר במימוש זכויות עיון, תיקון ומחיקה של לקוחות הקצה שלו ובטיפול באירועי אבטחה.
• סיום העיבוד: בסיום ההתקשרות יימחקו הנתונים בהתאם לסעיף 8 לעיל.

לקוח הזקוק לנספח עיבוד מידע (DPA) חתום ונפרד מוזמן לפנות אלינו והוא ייחתם ללא עלות.

המערכת עושה שימוש בעוגיות פונקציונליות הכרחיות בלבד, הנדרשות לניהול הזדהות המשתמש, שמירת מצב ההתחברות והעדפות תצוגה בסיסיות. ללא עוגיות אלה לא ניתן להפעיל את המערכת.

ככל שייעשה שימוש בכלי מדידה אנונימיים לצורך ניתוח שימוש ושיפור המוצר, הם ישמשו במצטבר ולא לזיהוי אישי. איננו עושים שימוש בעוגיות פרסום, בפיקסלים שיווקיים או בהעברת נתונים לרשתות פרסום. ניתן לחסום עוגיות בהגדרות הדפדפן, אך הדבר עלול למנוע שימוש במערכת.

כל הנתונים שהלקוח מזין למערכת נותרים בבעלותו המלאה. החברה מקבלת רישיון מוגבל, בלתי בלעדי ולא ניתן להעברה, לעבד את הנתונים אך ורק לצורך אספקת השירות ותמיכה בו.

החברה רשאית לעשות שימוש בנתונים סטטיסטיים אנונימיים ומצטברים (ללא כל פרט מזהה של המשתמש או של לקוחות הקצה) לצורך שיפור המוצר, בקרת איכות ודיווח פנימי. מידע כאמור אינו מאפשר זיהוי ואינו נמכר לצדדים שלישיים.

השירות מיועד ומופעל עבור לקוחות עסקיים בישראל בלבד, וכפוף לדין הישראלי. השירות אינו מוצע לתושבי האיחוד האירופי או ארצות הברית, ואינו מיועד לעיבוד מידע של נושאי מידע הכפופים ל-GDPR או לחקיקת פרטיות אמריקאית. לקוח המבקש לעשות שימוש כאמור נדרש לפנות אלינו מראש להסדרה נפרדת.

החברה רשאית לעדכן מדיניות זו מעת לעת. שינוי מהותי יפורסם בעמוד זה עם עדכון תאריך "עודכן לאחרונה". המשך שימוש במערכת לאחר עדכון מהווה הסכמה למדיניות המעודכנת.

לכל שאלה, בקשה או פנייה בענייני פרטיות ומידע אישי ניתן לפנות אל:
מ.מ גישר יועצים בע"מ, ח.פ 517027108
רחוב אנה פרנק 10, רמת גן
דוא"ל: info@botlitz.com
באמצעות עמודי יצירת הקשר במערכת או בפנייה ישירה להנהלת החברה.